Системы управления проектами и ERP-система в корпорации

публикация по управлению проектами

Строительные@Тендеры
      
Реклама на сайте
Строительство
Автоуслуги
Аренда
Вакансии
Тендеры

Системы управления проектами и ERP-система в корпорации



    ERP-системы используются в крупных организационных структурах, направлены на интегрированное управление всеми внутренними производственными процессами, включая финансовые потоки, бухгалтерию, логистику. Эти системы идеальны для решения циклических, повторяющихся задач, циркулирующих в рамках конкретной организационной структуры. Эффект от внедрения ERP-систем достигается в первую очередь за счет оптимизации внутренних бизнес-процессов компании.

    Вообще задачи планирования, решаемые любой организацией можно отнести к долгосрочным, среднесрочным или краткосрочным (оперативным). ERP-системы обеспечивают преимущественно решение задач учета, среднесрочного и оперативного планирования.

    Задачи среднесрочного планирования: Работа по заключенным договорам; незначительные вариации производимой продукции - в рамках имеющейся технологии. Решения на этом уровне - формирование портфеля договоров, формирование субдоговоров, объемно-календарное планирование, незначительные изменения технологии, увольнения или наем рабочей силы. Длительность составляет 3-18 месяцев.

    Задачи краткосрочного или оперативного планирования - выполнение объемно-календарных планов, расчет фактической себестоимости, мониторинг производственных графиков. Решения этого уровня - формирование необходимой для каждодневной деятельности документации - наряды, приказы, отчеты и пр. Длительность - от нескольких дней до нескольких месяцев.

    Рассмотренные выше характеристики в полной мере относятся и такому яркому представителю ERP-систем, как SAP R/3. Наличие широкого спектра модульных приложений, позволяющих использовать их совместно, а также в комбинации с внешними элементами, открывает большие возможности по реализации операций в области финансов, логистики и управления персоналом.

    Однако следует отметить, что полное и всестороннее описание внутренних процессов организации в то же время не позволяет контролировать в полной мере проекты, выходящие за рамки данной организационной структуры. Например, проект, реализуемый с привлечением сторонних организаций, которые, в свою очередь, привлекают субподрядчиков и состоящий из десятков или даже сотен операций, требует подробной информации: что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, параллельно осуществляя контроль за ходом или завершением отдельных операций.

    Возможность контролировать внутренние потоки и операции, а также учитывать ресурсы и вести управление внешними проектами может быть реализована путем интеграции ERP-систем с системами управления проектами. Особенно эффективны данные решения для предприятий, значительная часть деятельности которых осуществляется в виде проектов.

    Каждый проект по-своему уникален. Следовательно, реализация проектов связана с высокой степенью неопределенности в оценках объемов работ, временных и стоимостных параметров. Кроме того, успешная реализация проекта в значительной степени зависит от результатов деятельности поставщиков и субподрядчиков. Не секрет, что управлять проектной деятельностью значительно сложней, чем текущим, повторяющимся производством. Задачи анализа состояния работ, выявления тенденций к отставанию и перерасходу бюджета, прогнозирования, перепланирования, перераспределения и координации работ становятся не менее важны, чем задачи учета. Причем для принятия обоснованных и оперативных решений руководству часто необходимо в короткие сроки просчитать и сравнить несколько вариантов планов. Оказывается, что программное обеспечение управления ресурсами всего предприятия слишком громоздко и не обеспечивает необходимой гибкости. Кроме того, многие специализированные функции управления проектами и отчетности по проектам в нем просто отсутствуют.

    Специализированное программное обеспечение управления проектами обеспечивает:
  1. более удобный и простой интерфейс работы с информацией по проекту,
  2. мощные средства отображения состояния работ в различных срезах и с разным уровнем детализации,
  3. возможности моделирования "что если…"
  4. специализированные функции календарного планирования при ограниченных ресурсах, многопроектного планирования, использования средств интернет и другие.
    Немаловажно отметить, что затраты на внедрение системы управления проектами значительно ниже чем на внедрение полной ERP-системы, а эффект от внедрения может быть получен уже на первом проекте. Внедрение формализованных процедур планирования, организации и контроля исполнения проектов является для проектно-ориентированных предприятий естественным первым шагом к упорядочению всех бизнес-процессов на предприятии и готовит почву для внедрения ERP-системы.

    На сегодня в уже существуют наработки по интеграции ERP-систем с системами управления проектами. Примером может служить компания WELCOM, разработавшая интерфейс между профессиональным пакетом календарного планирования и управления проектом Open Plan и модулями управления проектами ERP-систем SAP R/3 и BAAN.

    Ниже приведем сообщение Компании WELCOM:

    Обзор
    Welcom работает с SAP в качестве партнера по дополнительному программному обеспечению (CSP) обеспечивая передовые решения в области управления проектами. Система SAP R/3 включает модуль "Система проектов" (PS). При том, что данный модуль дает возможность SAP-пользователю владеть основными инструментами контроля и разработки проектов, он не позволяет использовать легкие и мощные средства отчетности, которые обеспечивает профессиональный пакет управления проектами Open Plan.

    Сочетание системы Open Plan с системой SAP R/3 обеспечит уникальность и гибкость при оценке и рассморении новых контрактов , а также позволит получать наиболее полную картину по действующим проектам.

    Интеграционные механизмы
    Существуют два решения по использованию интерфейсов SAP External Project Software (EPS) версий 3.1 и 4.0, доступных для совместного функционирования системы Open Plan компании Welcom и системы SAP R/3. Интерфейс EPS версии 3.1 совместим с системами SAP версий SAP R/3 3.31 и SAP R/3 4.Х. Интерфейс EPS версии 4.0 использует более новую технологию SAP Business API (BAPI), которая доступна только при использовании с системой SAP R/3 4.Х.

    Интерфейс EPS версии 3.1
    EPS 3.1 совместим с Open Plan Professional. Он обеспечивает передачу файлов формата ASCII, которые могут использоватся в сетевыми диаграммами и в календарях системы Open Plan. Интерфейс EPS 3.1 может быть использован при передаче сетевых графиков работ от Open Plan к SAP и от SAP к Open Plan. Эта способность, позволяющая объединять продукты Open Plan и SAP, используется при начальном планировании и оценке. Когда контракт получен, его план может быть передан в SAP.

    Интерфейс EPS версии 4.0
    Интерфейс EPS версии 4.0 позволяет передавать дополнительную информацию по проекту, включая Иерархическую Структуру Работ (WBS), между SAP и внешними средствами планирования. При пользовании данной дополнительной функцией Open Plan Enterprise получает возможность напрямую соединяться с SAP-сервером посредством технологии SAP BAPI.

    Заключение
    Путем использования мощных возможностей планирования и анализа "Что если …" системы Open Plan компания может значительно повысить эффективность процедур планирования проектов. Расчитанный и оптимизированный итоговый план проекта затем можно передать в SAP на выполнение. Это способствует экономии времени и уменьшению возможных ошибок. В фазе выполнения, данные могут быть переданы обратно в Open Plan для получения более качественных отчетов.
Системы управления проектами и ERP-система в корпорации, статья по управлению проектами и менеджменту